جمله مشهوری است که می گوید: “اگر ۶ ساعت برای قطع یک درخت زمان داشته باشید، بهتر است ۴ ساعت را صرف تیز کردن تبر کنید.” اگر گاهی متوجه شدید که ابزارهای تیم های فنی تان به اندازه کافی تیز نیست، شاید زمان آن رسیده که به فکر تیز کردن فرآیندهای کاریتان کنید.

مطالعات نشان داده است که مکانیک های ماشین آلات حداکثر بین ۳۰ تا ۳۵ درصد در انجام وظایف اصلیشان (سرویس، نگهداری، عیب یابی و تعمیر ماشین آلات) بهره وری دارند، عددی که قطعاً باید بهبود یابد. ضمناً توجه داشته باشید که این اعداد مختص ماشین آلات عمرانی نیست، بلکه در کل صنایع نیز در بازه ۲۵ تا ۳۵ درصد قرار می گیرد. بر اساس کتاب “برنامه ریزی و زمانبندی سرویس و نگهداری” نوشته داک پالمر: “اصطلاح زمان دست به آچار بودن، معیاری است برای اندازه گیری زمانی است که پرسنل مشغول انجام امور فنی هستند. این معیار شامل زمان معطلی برای تهیه قطعات، ابزار، دستورالعمل و یا زمان صرف شده برای اعزام به محل دستگاه نمی شود. در نظر گرفتن این موضوع که تیم های فنی معمولاً به صورت واکنشی به عیوب و امور پیش آمده می پردازند تا حدی گویای چرایی بهره وری پایین این تیم ها است.”

با در نظر گرفتن مطالب فوق می توان گفت که به عنوان مثال در یک روز کاری ۹ ساعته، تکنسین ها یا مکانیک ها مجموعاً ۳ ساعت را صرف انجام فعالیت های منجر به خلق ارزش می کنند. عوامل زیادی را می توان برای پایین بودن بازدهی این مشاغل برشمرد:

• در دسترس نبودن ماشین آلات به دلیل مشغول به کار بودن.
• رفت و آمد مکرر اعضای اکیپ های فنی بین محل کار دستگاه، انبار قطعات، انبار ابزار و تعمیرگاه.
• نیاز به افراد با تخصص های مختلف برای انجام یک دستورکار واحد تعمیراتی، در چنین وضعیت هایی معمولاً تیم اصلی تا زمان رسیدن اعضا با تخصص مورد نیاز معطل می ماند.
• گزارش نادرست از نوع عیب که باعث اعزام نیرو با تخصص نامرتبط شده است.
• در دسترس نبودن مستندات فنی مورد نیاز برای رفع عیب.
• تلاقی زمان تعمیرات یا بروز عیب با زمان های استراحت و یا صرف غذا.
• معطلی برای دریافت دستورات و نتایج تصمیم گیری مقامات مسئول
• زمان صرف شده برای مستندسازی و ثبت گزارش کار

همانطور که عنوان شد عوامل متعددی می تواند با توانایی تیم فنی برای رفع موارد خرابی تداخل پیدا کند که بسیاری از این موارد به صورت سیستماتیک در فرآیندهای انجام کار قابل شناسایی هستند و بالطبع تعداد زیادی از آنها نمی تواند توسط خود تکنسین مرتفع گردد.

نیروی کار پنهان شما

خوشبختانه راه های بسیاری برای بهبود بهره وری پروسه های تعمیرات مورد آزمون قرار گرفته است. یکی از مشهورترین این راه ها روش “برنامه ریزی و زمان بندی” یا همان P&S است. استفاده از این روش می تواند به طور میانگین بهره وری زمان اجرای تعمیرات را تا ۵۵ درصد افزایش دهد. تغییرات ایجاد شده در سایه اعمال این روش گاهاً به عنوان شناسایی نیروی کار مخفی عنوان شده است. به عنوان مثال:

• با افزایش بهره وری از ۳۵ به ۵۰ درصد، ۱۵ تکنسین به اندازه ۲۴ تکنسین کار خواهند کرد.
• با افزایش بهره وری از ۲۵ به ۵۰ درصد، ۱۵ تکنسین معادل ۳۰ تکنسین کار خواهند کرد.

با توجه به محدودیت دسترسی به پرسنل فنی خبره و کاربلد در پروژه ها، استفاده از P&S می تواند مشکل کم تعداد بودن پرسنل فنی را تا حد زیادی پوشش دهد. در واقع نقش کلیدی در این روش با بهبود فرآیند های انجام کار است. از دیگر منافع استفاده از سیستم P&S می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• کار برنامه ریزی شده می تواند بین ۸ الی ۱۲ برابر کارهای واکنشی (REACTIVE) بازدهی داشته باشد.
• کار برنامه ریزی شده بین ۳ تا ۹ برابر ارزان تر از عملیات واکنشی تمام می شود.
• در کارگاه های بزرگ، هر ساعت کار برنامه ریزی شده از ۳ تا ۵ ساعت کار بی برنامه جلوگیری می کند.
• ۹۵ درصد امور جاری در یک کارگاه قابل برنامه ریزی هستند.
• ۹۵ درصد امور برنامه ریزی شده را می توان به صورت کامل اجرایی نمود.
• با اجرای منظم عملیات برنامه ریزی شده، موقعیت های اضطراری که نیازمند عملیات واکنشی هستند به طور قابل توجهی کاهش می یابند.

نویسنده: حمیدرضا احراری